기성금 청구 서류 편철 순서

기성 청구가 한 번에 통과되는 일은 드뭅니다. 그런데 돌아오는 이유를 모아 보면 계산이 틀려서가 아니라 서류가 순서대로 붙어 있지 않아서인 경우가 대부분입니다. 검토하는 쪽이 보는 순서대로 묶어 두면 확인이 한 번에 끝납니다.

청구는 검사 다음입니다

기성 주기는 계약서에 적혀 있습니다. 보통 월 1회, 길면 분기 1회입니다. 순서는 기성검사 신청 → 발주처 검사 → 검사조서 발급 → 청구입니다. 검사조서가 나오기 전에 청구서를 넣으면 접수 자체가 안 되는 곳이 많습니다.

바쁘다고 청구서를 미리 만들어 두는 건 괜찮습니다. 다만 세금계산서는 검사조서 날짜를 보고 발행하세요. 이것 하나 때문에 다시 끊는 일이 자주 생깁니다.

이 순서로 묶습니다

발주처마다 서식과 순서가 조금씩 다릅니다. 첫 차수에서 받은 지적 사항을 목록으로 적어 두면 두 번째부터는 그 목록만 보고 준비하면 됩니다. 현장이 바뀌어도 같은 발주처면 그대로 쓸 수 있고요.

내역서에서 자주 어긋나는 것

기성부분 내역서는 계약내역서의 사본이라고 생각하면 편합니다. 틀을 건드리지 않고 수량만 채우는 것이 원칙입니다.

• 비목 순서를 바꾸거나 행을 지웠습니다. 엑셀에서 안 쓰는 줄을 지우면 대조가 안 됩니다. 수량이 0이면 0으로 두세요.
• 누계와 당회분이 맞지 않습니다. 비목마다 「전 차수 누계 + 당회분 = 당 차수 누계」가 성립해야 합니다. 한 줄만 어긋나도 전체를 다시 봅니다.
• 설계변경분을 미리 넣었습니다. 변경 계약이 체결되기 전의 물량은 기성에 넣을 수 없습니다.
• 관급자재를 금액에 포함했습니다. 관급은 도급금액에 들어가지 않습니다.

사진에서 걸리는 것

기성 사진은 「이번 차수에 한 일」이 보여야 합니다. 전 차수와 같은 사진이 들어가거나 촬영일이 검사일보다 뒤인 사진이 섞이면 그 부분만 빠집니다.

현장에서 찍을 때 조금만 신경 쓰면 나중이 편합니다. 같은 위치를 시공 전 · 시공 중 · 시공 후로 찍어 두면 기성뿐 아니라 설계변경 근거로도 쓰고, 준공 사진첩에도 그대로 들어갑니다. 찍고 나서 그날 바로 차수 폴더에 넣어 두세요. 나중에 몰아서 분류하면 어느 날 찍은 건지 기억이 안 납니다.

사진대지의 공종 이름은 기성부분 내역서와 같게 씁니다. 「우수관 부설」과 「배수관 설치」가 섞여 있으면 대조하는 사람이 다시 묻습니다.

선급금을 받았다면

선급금은 기성금에서 정해진 비율만큼 공제됩니다. 공제 방식은 계약서에 있고, 보통 기성 비율에 비례해 나누어 정산합니다.

• 청구 금액은 기성금액에서 선급금 공제액을 뺀 금액입니다. 공제 전 금액으로 계산서를 끊으면 다시 발행해야 합니다.
• 공제가 진행되면 선급금보증서의 보증금액도 줄일 수 있습니다. 그대로 두면 보증한도가 계속 묶여 있습니다.
• 선급금은 그 공사에만 써야 하고, 사용 내역을 요구받을 수 있습니다.

준공 정산으로 이어집니다

차수를 정확히 쌓아 두면 준공 정산이 거의 자동으로 끝납니다. 반대로 차수마다 숫자가 조금씩 어긋나 있으면 준공 때 전부 다시 맞춰야 합니다. 그 작업이 며칠씩 걸립니다.

• 최종 차수 누계가 설계변경까지 반영한 계약금액과 같아야 합니다.
• 안전관리비나 퇴직공제부금 같은 법정경비는 따로 정산하므로 사용내역서를 차수별로 모아 둡니다.
• 하도급 지급 확인 서류는 준공 때 한꺼번에 확인받는 경우가 많아 원본을 보관해 두어야 합니다.

돌아오는 이유 네 가지

• 하도급대금 지급 확인서가 빠졌습니다. 「건설산업기본법」상 지급 의무와 이어지는 부분이라 대부분 이것부터 봅니다.
• 세금계산서 날짜가 앞섭니다. 검사조서보다 앞선 계산서는 다시 발행해야 합니다.
• 파일이 여러 개로 흩어져 있습니다. 전자로 내는 경우라면 순서대로 한 파일로 합쳐 넣는 편이 반려가 적습니다.
• 도장이 한 곳 빠졌습니다. 열 장 중 한 장이라도 빠지면 전체가 돌아옵니다.